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Chargé de mission Administratif ,Service aux Occupants (H/F)

Fondation d'Auteuil
Référence de l'offre: req2127_1655284199

Fondation catholique reconnue d'utilité publique, acteur engagé de la prévention et de la protection de l'enfance, Apprentis d'Auteuil développe en France et à l'International des programmes d'accueil, d'accompagnement, de formation et d'insertion auprès de 30 000 jeunes et familles fragilisés dans plus de 230 établissements et dispositifs.
Apprentis d'Auteuil recherche des professionnels compétents et prêts à s'engager dans la mise en ?uvre de son projet.

Avec 2 assistantes que vous supervisez hiérarchiquement, vous assurez l'assistanat et l'appui organisationnel de l'équipe Régionale Sud-Ouest. Garant du bon fonctionnement administratif et logistique et de l'interface entre les différents services, les établissements et le siège, vous occupez une place centrale dans l'organisation régionale.
Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Régionale.

Vous assurez et coordonnez le fonctionnement administratif et organisationnel :
- Accueil et conseil téléphonique, gestion des flux entrants et sortants d'information
- Administration de la base de données voyages et déplacements
- Participation à la conception et la publication de documents de communication
- Contrôle, imputation et validation des factures, notes de frais, etc?
- Appui administratif ponctuel aux équipes régionales

Vous êtes en charge du suivi et de la coordination du service aux occupants des 3 bureaux régionaux :
En lien avec le service moyens généraux régional :
- Gestion du parc de véhicules de services
- Gestion des achats des consommables
- Suivi des entretiens et réparations sur les sites

Vous prenez en charge le volet logistique et l'organisation pratique des réunions, séminaires, évènements, manifestations régionaux

Vous assistez les membres du Codir afin d'optimiser la gestion de leur activité :
- Organisation, coordination des agendas, rendez-vous et déplacements
- Facilitation et coordination des échanges et interactions entre les différents services
- Proposition de courriers, ordres du jour, comptes rendus, notes?
- Mise à jour des différentes bases de données et traitement des différents mailings
- Gestion des différents supports de communication, de présentation, des répertoires partagés

Vous encadrez et/ou accompagnez vos collaborateurs :
- Vous organisez le temps et l'activité.
- Vous développez l'autonomie, déléguez, fixez les objectifs et faites monter en compétence les assistantes qui vous sont rattachées.
- Vous êtes en lien fonctionnel avec les personnes intervenants sur les moyens généraux pour garantir la bonne prise en compte des besoins

De formation minimum Bac+4, expérience 5 ans minimum.
Excellente expression écrite et orale, maitrise du pack office à minima.
Vous faites preuve d'organisation, de rigueur, de réactivité, d'autonomie et êtes force de proposition.
Vous avez un très bon relationnel et l'expérience du travail en équipe.
Vous faites preuve de discernement, vous savez déléguer et accompagner.
Des qualités d'analyse et de synthèse sont nécessaires à la bonne tenue du poste.

Coordonnées

Contact: Apprentis d'Auteuil



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Contrat

: CDI

Lieu

: Toulouse, Haute Garonne Midi-Pyrénées

Catégorie professionnelle

:
Autres

Date publication

: 16-06-2022