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SECRETAIRE H/F

ASM - ARPEI
Référence de l'offre: DG/09/21/81

Le dispositif ASM (Accueil Spécialisé et Médicalisé) - Foyer de Vie géré par l'ARPEI, accueillant des adultes en situation de handicap mental et /ou psychique RECRUTE:

UN/UNE SECRETAIRE (H/F)

Sous l’autorité de la Direction de l’établissement, la/le secrétaire :


- Assure le bon fonctionnement et la coordination des tâches, services et fonctions du secrétariat administratif du dispositif : traitement informatique de la gestion des dossiers (résidants, traitement d’informations comptables, administration informatisée des questions relatives au personnel), travaux administratifs et de secrétariat,

- Assure la gestion des dossiers et des fichiers des résidants, délivre les documents ou informations souhaitées par les résidants, les membres de l’équipe, les familles et les visiteurs,

- Travaille en lien avec l’équipe pluridisciplinaire

Les missions
  • Accueil physique et téléphonique
  • Traitement et dispatching du courrier et des mails,
  • Classement des différents documents administratifs et comptables.
  • Rédaction de courriers, protocoles et notes de services en lien avec l’équipe pluridisciplinaire.
  • Tenue à jour des bases de données résidants, familles, tuteurs, partenaires et salariés,
  • Mise en place d’outils informatiques permettant d’améliorer le suivi des tâches quotidienne (tableaux Excel).
  • Réalisation de mailings.
  • Création et tenue des tableaux de bords.
 
  • Informer les familles des droits aux diverses aides (AAH, ALS…).
  • Informer les administrations des mouvements des résidants (entrées, sorties, hospitalisations).
  • Suivre les renouvellements des dossiers d’aide sociale et MDPH.
  • Traiter et transmettre le tableau mensuel des présences des résidants au service comptable et financier pour la facturation de l’hébergement.
  • Etablir la contribution journalière pour les résidants dépendants du département du 95 et 77.
  • Renseigner et faire parvenir les tableaux trimestriels au centre de la sécurité sociale de Bobigny.
  • Participer aux réunions institutionnelles et rédiger les différents ordres du jour et comptes-rendus,
  • Mettre en forme les contrats individualisés des résidants et les projets d’équipe.
  • Dans le cadre de la gestion du personnel,
  • Assurer le suivi des temps de récupération, congés annuels et congés trimestriels,
  • Assurer le suivi des accidents du travail, arrêts maladie, congés maternité
  • Planifier les rendez-vous de la médecine du travail.
  • Enregistrer les heures réalisées (feuilles ISM) chaque mois.
  • Sur délégation de la Direction, transmettre le récapitulatif des contrats de travail concernant les vacataires.

Profil / Compétences

•        Titulaire d’un BTS Assistant de manager / BTS Assistant de gestion de la PME / BTS administration des entreprises
•        2 à 3 ans d’expérience
•        Maîtrise des outils informatiques

Sens de l’organisation, des responsabilités, de l’écoute et de la diplomatie.
Sens associatif.
Autonomie.        
Aisance relationnelle
Rigueur, réactivité.

Autres informations

Rémunération selon expérience dans CCN 66.
Avantages:
Congés trimestriels (18 jours par an)
Mutuelle entreprise,
1% patronal
Oeuvres sociales du comité social et économique,
Self

Coordonnées

Instructions de Contact :
Adresser CV et lettre de motivation à
Mme la directrice de l'ASM-Foyer de Vie
ASM.ARPEI93@ORANGE.FR



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Contrat

: CDI

Lieu

: GAGNY, Seine Saint Denis Ile-de-France

Catégorie professionnelle

:
Secrétaire

Date publication

: 06-10-2021