Assistant administratif formation (H/F)

Fondation catholique reconnue d'utilité publique, acteur engagé de la prévention et de la protection de l'enfance, Apprentis d'Auteuil développe en France et à l'International des programmes d'accueil, d'accompagnement, de formation et d'insertion auprès de 30 000 jeunes et familles fragilisés dans plus de 230 établissements et dispositifs.
Apprentis d'Auteuil recherche des professionnels compétents et prêts à s'engager dans la mise en ?uvre de son projet.

Vous souhaitez intégrer une équipe de professionnels qui ?uvrent chaque jour pour une prise en charge de qualité des jeunes quelle que soit leur histoire, leur personnalité en favorisant leur sécurité, leur bien-être ? Ce poste est fait pour vous !

Des informations sur l'environnement de travail ?

A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans un environnement propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action. Ensemble, bâtissons un monde plus juste.

Acteur de terrain engagé pour l'insertion des jeunes les plus fragiles, Apprentis d'Auteuil conçoit et met en ?uvre des dispositifs souples et innovants permettant à chacun de trouver sa place dans la vie active. Les Pôles Insertion Apprentis d'Auteuil offrent des solutions de formation et d'accès à l'emploi, ainsi qu'un accompagnement global pour lever les empêchements matériels et sociaux qui les freinent (soutien à la mobilité, au logement, ?).

Le Centre de formation de Grasse accueille des jeunes de 16 à 25 ans, et adultes, sur des formations allant de la remise à niveau des savoirs de base à des formations professionnalisantes, qualifiantes en formation continue ou en apprentissage. Le CFC vous propose également de passer par la voie des ateliers et chantiers d'insertion.

Le poste que nous vous proposons :

Quelles sont vos missions ?

En qualité d'Assistant Administratif Pôle Formation (h/F), vous serez placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Adjointe de l'établissement. Vos principales missions seront les suivantes :

Accueil et gestion administrative du Centre de Formation :

• Vous gérez le standard téléphonique
• Vous gérez la boite mail générique de l'établissement
• Vous réalisez l'inventaire et BC fournitures
• Vous accueillez et guidez les personnes se présentant à l'accueil sur le site
• Vous gérez le Courrier : Réception, tri, distribution et envoi du courrier du centre

Accueil et gestion administrative des stagiaires/apprentis :

• Vous assurez le premier accueil et la prise de renseignements
• Vous réceptionnez les dossiers administratifs complets des stagiaires de la formation continue et de l'apprentissage et vous les finalisez jusqu'à la prise en charge OPCO
• Vous suivez les dossiers administratifs et assurez le suivi des ruptures
• Vous réalisez les conventions de formation
• Vous saisissez des stagiaires et apprentis de la formation dans le logiciel de formation
• Vous classez, triez, archivez et scannez sur le réseau informatique, différents documents selon la procédure définie.
• Vous gérez les orientations reçues par les prescripteurs
• Vous effectuez la saisie administrative des candidatures pour les commissions d'admission en formation,
• Vous préparez les listes pour les informations collectives et envoie les convocations
• Vous éditez les feuilles de présence
• Vous saisissez les absences (justifiées et injustifiées) mais aussi les retards des stagiaires/apprentis en centre et en entreprise.
• Vous envoyiez le listing des absences aux employeurs des apprentis
• Vous saisissez toutes les données exigées par les financeurs dans les logiciels spécifiques
• Vous transmettez dans les délais impartis au service gestion les éléments nécessaires à la facturation : heures mensuelles et états de présence
• Vous envoyiez les plannings jeunes/employeurs/parents et les affiche ainsi que les rubans pédagogiques à l'entrée de la formation
• Vous inscrivez les jeunes aux examens sur les différentes plates formes et centralisez la remontée des notes
• Vous préparez les jurys d'examen et intégrez les éléments dans la plateforme examens
• Vous préparez les courriers à destination des jeunes ; parents ; employeurs?
• Vous traitez les accidents de travail des stagiaires/apprentis

Communication :

• Selon les besoins, vous participez à des missions de communication : diffusion d'informations (plaquettes, ouverture d'action?) auprès des partenaires et auprès du service communication pour mise à jour site internet, met à jour les plaquettes des dispositifs
• Vous en êtes en appui pour la mise en place et l'organisation d'évènements (journée de la réussite, portes ouvertes ?)

Qualité :

• Vous enregistrez les enquêtes de satisfaction ; mettez à jour les documents notamment fiches de formation
• Vous venez en soutien dans le portage de la qualité sur la partie suivie administratif
• Vous assurez le suivi à 6 mois des actions
• Vous créez des outils d'accueil, de suivi

Quel est le profil recherché ?

• Vous êtes titulaire d'une formation type Bac +2 /+3 dans le domaine administratif
• Expérience souhaitée dans le secteur de la formation
• Vous êtes organisé(e), faites preuve de rigueur et êtes reconnu(e) pour vos capacités d'écoute ;
• Vous avez une aisance relationnelle certaine et le goût du travail en équipe ;
• Vous maitrisez les outils informatiques (mailing, word, excel).

Quels bénéfices pour vous ?

• Pouvoir développer vos compétences opérationnelles et votre polyvalence au sein d'une fondation regroupant plusieurs activités ;
• Travailler dans un environnement associatif et scolaire et donner du sens à vos actions ;
• Évoluer au sein d'une équipe conviviale !

Informations complémentaires :

• Contrat : CDD

• Prise de poste souhaitée : 03/06/2024
• Temps de travail : Temps partiel 28h hebdo jusqu'au 31/12/2024
• Lieu : 06130 Grasse